Educación de Río Negro crea un Área de Expurgo: cómo será el proceso para eliminar expedientes en papel

El Ministerio de Educación y Derechos Humanos de Río Negro puso en marcha un nuevo organismo interno para hacer frente al cúmulo de expedientes en papel que se acumulan en sus oficinas. Se trata del Área de Expurgo, que tendrá la misión de revisar, digitalizar y, en última instancia, descartar la documentación que ya haya superado los plazos legales de conservación.

La creación fue oficializada a través del Decreto 747/26, publicado en el Boletín Oficial. El área dependerá de la Subsecretaría de Recursos Humanos, más precisamente de la Dirección de Personal, y su objetivo central es avanzar en la digitalización y despapelización de la gestión administrativa.

¿Por qué se tomó esta decisión?

Según los fundamentos del decreto, la medida responde al «excesivo volumen» de actuaciones administrativas en formato papel que existe en el Ministerio, muchas de las cuales ya habrían superado los plazos establecidos para su conservación. El Gobierno provincial sostiene que este proceso permitirá liberar espacio físico y agilizar los trámites.

Sin embargo, desde la cartera educativa aclararon que todavía no hay una cifra exacta sobre cuántos expedientes podrían eliminarse. Explicaron que el número recién podrá estimarse cuando las distintas áreas del Ministerio comiencen a elevar sus solicitudes de expurgo.

Cada sector deberá identificar la documentación que considere apta para ser descartada y remitirla al nuevo organismo para su revisión. Recién entonces se podrá dimensionar el volumen total. Desde Educación indicaron que en los próximos días, o aproximadamente en una semana, podrían contar con los primeros datos para establecer un promedio de expedientes solicitados por área.

No es simplemente destruir papeles

El procedimiento contempla varias etapas antes de la eliminación física de un expediente. En primer lugar, el Área de Expurgo deberá verificar que la documentación no esté alcanzada por los plazos de conservación legal o histórica. Luego, la Dirección General del Sistema Provincial de Archivos deberá validar el procedimiento.

Una vez superados esos controles, la documentación será digitalizada y respaldada. El área tendrá que comprobar que los archivos digitales sean íntegros y legibles, y asignarles datos que permitan localizarlos posteriormente.

Recién después se confeccionará el acta correspondiente y se tramitará la autorización formal para realizar el expurgo. La norma establece que la eliminación física debe ejecutarse una vez completado todo ese proceso.

El plan también incluye equipamiento específico para llevar adelante el trabajo: entre cuatro y cinco computadoras, entre dos y cuatro escáneres, y personal destinado a tareas de coordinación, control, digitalización y preparación de la documentación.

El Gobierno encuadra esta iniciativa dentro del proceso de modernización y despapelización del Estado provincial. El decreto recuerda que Educación ya contaba desde 2021 con una autorización para avanzar en el reordenamiento, digitalización y expurgo de documentación.